Digitalisaatio tarjoaa kunnalle erinomaisia keinoja hyödyntää kunnolla kunnan kaikki verkostot ja kontaktit, joita tunnetaan entuudestaan tai saadaan uusien kontaktien kautta esimerkiksi erilaisista projekteista, epävirallisista kunnan tilaisuuksista tai muiden järjestämistä tapahtumista, joihin kunta osallistuu.
Kunnan verkostot sisältävät kuntalaiset, valtion hallinnon ja muun julkishallinnon toimijat, elinkeinoelämän vaikuttajat, yrityselämän edustajat, kolmannen sektorin toimijat, kuten kansalaisjärjestöt, yhdistykset, säätiöt ja osuuskunnat.
Suomessa kunnille tuttuja kontakteja ovat kulttuuri- ja harrastusjärjestöt. sosiaali- ja terveysjärjestöt, ammatti- ja elinkeinoyhdistykset, koulutus- ja tutkimusyhdistykset sekä erilaiset kansalaistoimintaan ja edunvalvontaan keskittyneet yhdistykset.
Kunnan verkostoissa vaikuttavat poliitikot, kansalaisaktivistit, tutkimus- ja koulutusorganisaatiot, muut sidosryhmät, media ja lobbarit. Kuntalainen voi osallistua verkostoissa aktiivisena toimijana tai olla asiakkaana, jonka vuoksi yhteystiedot halutaan talteen. Pelkän yhteistyön lisäksi näet kokonaiskuvan, mitä kontaktin kanssa on tehty ja milloin, mitä tai kenen kautta kontakti on saatu.
Kunnissa tehdään yhteistyötä myös yli maan rajojen ystävyyskaupunkien kanssa sekä erilaisissa projekteissa (EU-projektit, paikalliset projektit, seutuyhteistyö, kansalliset ja kansainväliset hankehaut), joihin saattaa osallistua ihmisiä ja organisaatioita muista maista. Kun myöhemmin etsitään uusia kumppaneita, on koko organisaation tasolla tieto olemassa olevista kumppanuuksista, vaikka alkuperäisestä hankkeesta tai projektista olisi jo kulunut aikaa ja sen ajan yhteyshenkilöt jo vaihtuneet omassa kunnassa tai kumppanilla.
Eläköityminen kunnissa - tärkeä hiljainen tieto uhkaa kadota, verkostot vaarassa
Niin kauan kuin kunnan verkostot - yksittäiset kontaktit ja verkostoihin liittyvä osaaminen - ovat enimmäkseen henkilökohtaisissa sähköpostilaatikoissa ja korvien välissä, tieto on vaarassa kadota kokonaan, kun henkilö ei enää työskentele kunnan palveluksessa.
Olette ehkä jo huomanneet, miten kuntanne menettää arvokasta tietoa henkilön siirtyessä muihin tehtäviin tai eläkkeelle. Näin käy myös työntekijän tai johtajan kontakteille. Etenkin pienissä kunnissa vaara on ilmeinen jopa asiakastiedon käsittelyssä, sillä osassa kuntia tietoa säilytetään edelleen ilman kunnollista digitaalista toimintamallia ja tietosuunnitelmaa. Tietoja on paperilla ja henkilön oman muistin varassa.
Miten käy, kun työntekijä ei enää saavukaan työpaikalle? Uusi samassa työssä jatkava ihminen on vaikean paikan edessä, jos kunnan toiminnassa tarvittavat taustatiedot eivät olekaan enää saatavilla. Tietoa saattaa puuttua myös tulevista tekemisistä - ei vain menneistä hoidetuista yhteyksistä.
Kunta-työntekijöiden eläköityminen aiheuttaa tilanteen, jossa osa kunnan verkostoista ja niihin liittyvistä tiedoista on vaarassa hävitä: Henkilökohtaisesti hoidetut kontaktit saattavat kadota kokonaan tai olla vaikeasti löydettävissä työntekijän siirtyessä eläkkeelle.
Keva ennustaa, että kunnista jää eläkkeelle jopa 18 000 ihmistä vuosittain! Varmista jatkuvuus.
Tunne kollegasi osaaminen,
yhteistyössä parempiin tuloksiin
Onnistuneessa kumppanuuksienhallinnassa verkostot hallitaan sekä sisäisesti että ulkoisesti. Myös asiakas voidaan ajatella kumppaniksi, jolla on aktiivinen itsenäisen osallistujan rooli passiivisen "kuluttajan" tai "kohteena olemisen" sijasta.
KuntaCRM:ssä hallinto ja palvelujen toteuttajat pystyvät nopeasti tarkastamaan, kuka omassa kunnassa osaa auttaa, kun tarvitaan lisätietoa esimerkiksi valmistelu- tai päätöksenteko-vaiheessa tai hoidetaan asiakkaan asiaa.
Tieto henkilökunnan verkosto-osaamisesta, heidän olemassa olevista kontakteistaan sekä näiden kontaktoitujen organisaatioiden kanssa tehdystä yhteistyöstä kertyy osana normaaleja arkirutiineja eikä vaadi erillisiä hallinnon resursseja (Lean kuntahallinto).
Näette nopeasti organisaatioprofiilista tai yhteyshenkilön sähköisestä käyntikortista, ketkä kaikki ovat jo asioineet saman organisaation tai henkilön kanssa poislukien ne tilanteet, jolloin tietoa ei saa jakaa yksilön oikeusturvan ja tietosuojan vuoksi ilman henkilön omaa lupaa.